“Regolamento per la disciplina delle sedute collegiali in modalità telematica, con efficacia temporanea fino alla cessazione delle misure volte a fronteggiare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 in corso”
Approvato dal Collegio dei docenti il 28 aprile 2020
Premessa
In conseguenza dell’emergenza epidemiologica da Covid-19, con l’approvazione del presente Regolamento, avente efficacia temporanea, l’istituto di Istruzione Superiore F. Filelfo di Tolentino intende provvedere in via d’urgenza a disciplinare le modalità di svolgimento delle sedute collegiali in modalità telematica, al fine di consentire il proseguimento delle attività. Per seduta o riunione telematica si intende quella effettuata utilizzando l’apposita piattaforma digitale messa a disposizione dalla scuola (Google Meet).
Fonti normative:
Si deve fare necessariamente riferimento ad una normativa di natura emergenziale, che esplica la propria validità dal 31/01/2020 (delibera periodo di emergenza del Consiglio
dei Ministri) al 31/07/2020.
In particolare:
- - Art 73 D.L. 18/2020 sedute in video conferenza
- - Art. 87 D.L. 18/2020 lavoro agile modalità ordinaria di svolgimento dell’attività lavorativa
- - Nota 279 dell’8/03/2020 sospensione delle riunioni degli OO.CC. in presenza
Naturalmente le riunioni a distanza devono seguire le regole di funzionamento previste dal D.lvo 297/94, artt. 37, 40, 42, dalla C.M. 105 del 1975, dal DPR 275/99 art.3, dal D.I.129/2018, dal DPR 122/2009, dal D.lvo 62/2017 e dalla Nota MI 388/2020.
Art. 1 – Ambito di applicazione
- Il presente Regolamento disciplina, in via d’urgenza, le modalità di svolgimento in via telematica (d’ora in poi: a distanza) delle sedute degli Organi Collegiali, dello Staff di Dirigenza, dei Dipartimenti Disciplinari, delle Funzioni Strumentali, dei Coordinatori di classe e di qualunque altro consesso collegiale previsto dai regolamenti vigenti.
- Per seduta telematica e riunione in modalità telematica si intende la riunione dell’organo collegiale nella quale i componenti partecipano a distanza.
Art. 2 Requisiti per le riunioni telematiche
- Le riunioni degli OO.CC, dello Staff del Dirigente, dei Dipartimenti, delle Funzioni Strumentali, dei Coordinatori di classe devono svolgersi in video e audio-conferenza, mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che permettono, al contempo:
- - la percezione diretta e uditiva dei partecipanti;
- - l’identificazione di ciascuno di essi;
- - l’intervento nonché il diritto di voto in tempo reale sugli argomenti affrontati nella discussione.
- Gli strumenti a distanza dell’Istituto devono assicurare:
- - la riservatezza della seduta;
- - il collegamento simultaneo tra i partecipanti su un piano di parità;
- - la visione degli atti della riunione e lo scambio di documenti mediante posta elettronica e/o sistemi informatici di condivisione dei file;
- - la contemporaneità delle decisioni;
- - la sicurezza dei dati e delle informazioni.
Ai componenti è consentito collegarsi da qualsiasi luogo che assicuri il rispetto delle prescrizioni di cui al presente regolamento, purché non pubblico né aperto al pubblico e, in ogni caso, con l’adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la riservatezza della seduta (come l’uso di cuffie).- Per la validità di un’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per un’adunanza non telematica.
- Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, il Presidente verifica la sussistenza del numero legale dei partecipanti.
- Nelle riunioni a distanza, ai fini della validità della seduta e delle delibere, devono essere rispettate le prescrizioni del presente articolo.
Art. 3 – Convocazione e svolgimento delle sedute a distanza
- Nell’avviso di convocazione, inviato unicamente per posta elettronica istituzionale ai componenti dell’Organo, deve essere specificato che la seduta avviene tramite strumenti telematici, indicando la modalità operativa di partecipazione.
- Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più componenti risulti impossibile o venga interrotto, per problemi tecnici, se il numero legale è assicurato, la riunione può comunque svolgersi, dando atto dell’assenza giustificata del/dei componente/i impossibilitato/i a mantenere il collegamento.
- In caso di problemi di connessione durante una votazione, in mancanza di possibilità di ripristino del collegamento in tempi brevi, il Presidente dichiara nulla la votazione.
- La partecipazione con modalità telematiche non è consentita quando siano in discussione all’ordine del giorno materie per le quali le decisioni devono essere assunte a scrutinio segreto.
- Nel caso in cui in corso di seduta venga richiesto il voto segreto, il punto in discussione dovrà essere rinviato nella prima adunanza utile in presenza.
Art. 4 – Espressione del voto e verbalizzazione delle sedute
- Ogni partecipante alla seduta a distanza deve esprimere il proprio voto in modo palese tramite un form online a cui accederà utilizzando il proprio account istituzionale (@iisfilelfotolentino.it). Durante la seduta sarà inviato all’indirizzo istituzionale di posta elettronica del docente un link per l’espressione del voto. Il docente può scegliere tra le tre opzioni approvo - non approvo - mi astengo eventualmente inserendo, nello spazio “altro”, una richiesta di verbalizzazione della propria dichiarazione di voto.
- La mancata votazione, fatta eccezione per problemi tecnici di collegamento, sarà considerata allontanamento ingiustificato dalla riunione collegiale.
- Oltre a quanto previsto dalla normativa vigente e dal regolamento di istituto, nel verbale della riunione a distanza devono essere indicati i nominativi dei componenti presenti tramite modalità a distanza e le modalità del collegamento.
- Nel verbale si deve dare conto degli eventuali problemi tecnici che si manifestino nel corso della seduta e della votazione.
Art. 5 – Durata temporanea del Regolamento
- Il presente regolamento, volto a fronteggiare l’emergenza epidemiologica da Covid-19 in corso, allo scopo di limitare la compresenza di più persone nel medesimo luogo, entra in vigore con decorrenza immediata e ha efficacia fino alla cessazione delle misure straordinarie correlate all’emergenza sanitaria.
Il presente decreto sarà sottoposto a ratifica dal Consiglio d’Istituto nelle prime adunanze utili, che si svolgeranno in modalità telematica.